REHBERLİK ve TEFTİŞ BAŞKANLIĞI

Raporlama Standartları

Raporlama Standartları

RAPORLAMA STANDARTLARI

Konularına Göre Rapor Türleri

Denetim süreci ve sonuçlarına ilişkin olarak düzenlenen raporlar, müfettişin tespit ve görüşlerini içeren ve yasal işlemlere konu olan resmi bir belge niteliğindedir. Yönetmelik, tamim ve yerleşik uygulamalar çerçevesinde Gümrük ve Ticaret Müfettişlerince;

-Cevaplı Rapor
-Teftiş Raporu
-İnceleme Raporu
-Sonradan Kontrol Raporu
-İdari Soruşturma Raporu
-Soruşturma Raporu
-Ön İnceleme Raporu
-Aklama Suçu İnceleme Raporu
-Yükümlülük Denetim Raporu
-Bilirkişi Raporu

düzenlenmektedir.

Cevaplı rapor, teftiş, inceleme, denetleme veya soruşturma sırasında görülen eksiklikler, yanlışlıklar, uygunsuzluklar ve adli takip gerektirmeyecek nitelikteki usulsüzlükler ve bunlara ilişkin yapılacak değerlendirmelerle ilgili olarak düzenlenen rapordur.

Teftiş raporu, teftiş edilen birim ve teftiş sonuçları hakkında genel bir değerlendirme yapmak amacıyla düzenlenen rapordur.

İnceleme raporu, belli bir konuda ve ayrıntıları Yönetmelikte belirtilen hususlarda yapılan incelemeler sonucu düzenlenen rapordur.

Sonradan kontrol raporu, ticari işletmelerde, eşyanın tesliminden sonra beyannamedeki bilgilerin doğruluğunun tespiti amacıyla ithalat, ihracat veya sonraki işlemlere ilişkin bilgi, belge ve verilerin kontrolü sonucunda düzenlenen rapordur.

İdari soruşturma raporu, disiplin yaptırımı ya da idarî karar alınmasına esas olan fiil ve konular hakkında düzenlenen rapordur.

Soruşturma raporu, yapılan inceleme ve soruşturmalar sonucunda adli mercilere intikali gereken hususlara ilişkin düzenlenen rapordur.

Ön İnceleme Raporu, ilgili yasası uyarınca memur suçları kapsamında yapılan inceleme ve soruşturma sonucunda düzenlenen rapordur.

Aklama suçu inceleme raporu ve yükümlülük denetim raporu, suç gelirlerinin aklanmasına ilişkin mevzuat uyarınca yapılan incelemeler sonucu düzenlenen ve doğrudan ilgili Kuruma gönderilen rapordur.

Bilirkişi raporu, Cumhuriyet Savcılıkları veya adli mercilerin istemi uyarınca müfettişlerce yapılan inceleme ve araştırma sonucu düzenlenen ve doğrudan ilgili olduğu adli makama sunulan bir rapordur.

  
Raporun Biçim ve İçeriğine İlişkin Unsurlar

 
Rapora İlişkin Özet Bilgiler

Raporun kapağı ve dış özetinde raporla ilgili kayıt ve istatistiksel içerikli özet bilgilere yer verilir.

Raporda Yer alması Gerekli Unsurlar

İlişkin mevzuat ve düzenleyici kurallar saklı kalmak kaydıyla düzenlenecek raporlarda; aşağıdaki hususlar dikkate alınacak şekilde, raporu niteliğini belirten başlık ve tanıma yer verilmesi (inceleme raporu, soruşturma raporu ve benzeri) ile sol üst köşeye müfettiş kod numarası ile birlikte rapor sayısının yazılması gerekir. Raporun her sayfasına numara verilerek kaç sayfadan ibaret olduğunun belirtilmesi ve rapor ve eklerinin müfettiş mührü ile mühürlenmesi gerekir. Raporun sonuna düzenlendiği yer ve tarih ile düzenleyen müfettişlerin isim ve unvanları yazılarak imzalanması gerekir. Aynı bilgilere rapor ek listesinin sonunda da ayrıca yer verilir.

Rapor Metni

Müfettişlerce düzenlenen raporlarda;
-Başlangıç
-İşin Konusu
-Yapılan İnceleme, Araştırma, Soruşturma
-Değerlendirme ve Sonuç bölümleri yer alır. Ayrıca, rapora konu edilen belgeler bir ek listesine bağlı olarak rapora eklenir.

Başlangıç bölümü; yapılan görevlendirmeye ilişkin bilgileri içerir.

İşin konusu bölümünde; cevaplı rapor hariç, denetimin konu ve içeriğine ilişkin genel bilgilerin yanı sıra yapılan denetimin dayanağı, raporun kapsamına ilişkin bilgiler (ilgili bölüm, kişi, firma, beyanname, işlem, dosya, iddia, şikâyet, ihbar, olay, durum ve benzeri hususlar) belirtilecek şekilde açıklayıcı bilgilere özet biçimde yer verilir. Düzenlenen raporla ilgili başka raporlar düzenlenmişse bu bilgilere de bu bölümde yer verilir. Ayrıca, teftiş, inceleme, denetleme ya da yapılan araştırma ve soruşturma dönemine ilişkin bilgiler belirtilir.

Yapılan inceleme, araştırma, soruşturma bölümü; raporun niteliğine göre "Yapılan İnceleme" , "Yapılan İnceleme ve Araştırma" ve " Yapılan İnceleme ve Soruşturma" şeklinde isimlendirilir. Bu bölüm, amaca uygun olarak oluşturulacak alt bölümlerle birlikte raporun gövdesini oluşturur. Bu bölümde, teftiş, inceleme, denetleme ya da soruşturma sürecinde elde edilen bilgi, belge ve tüm kanıtların ayrıntılarına yer verilir. Bu şekilde yer verilen unsurların kanıt niteliğinin bulunması, yer verilmeyi gerektirir veya yer verilmeye değer nitelikte bulunması önemlidir. Bu bölümde yer alacak unsurlar; tespit, analiz ve değerlendirmelere dayanak oluşturmalı, gereksiz ya da ilgisiz bilgi ve belgelere salt inceleme (denetim) sürecinde elde edilmesine bakılarak yer verilmemeli, rapor hacmi gereksiz yere genişletilmemelidir.

Belirtilen bu unsurların teknik ve hukuki yönden kanıt nitelikleri değerlendirilmeli, yetersiz veya sağlamlığından kuşku duyulan kanıtlar belirtilerek soyut çıkarsamalarla hüküm kurulmamalıdır. İncelemeye tabi tutulan unsurlara ilişkin gerekli teknik, hukuki açıklamalar ve analizler yapılmalı, işlem yapacak merciler göz önünde bulundurularak gerekli bilgi ve
açıklamalara kapsayıcı ve özlü bir şekilde yer verilmelidir. Örneğin belgelerle ilgili sayı, tarih, seri numarası, tescil numarası, gerekli araç bilgileri (plaka, motor, şasi numarası gibi), kişilere ilişkin T.C.Kimlik Numarası, vergi numarası, adres bilgileri, hesap bilgileri, firma bilgileri ve kayıtlara ilişkin bilgilerle gerek duyulan diğer bilgilere yer verilmesi ve ilişkisi ölçüsünde teknik ve hukuki açıklamalarda bulunulması zorunludur.

Mali konulara ilişkin parasal bilgiler, sayısal veri ve analizler olayın somutlaştırılması ve yapılacak karşılaştırmalar yönünden önemlidir. İncelemeye tabi tutulan maddi ve kanıt niteliği bulunan her türlü bilgi ve belgeler yanında gerekli görülen diğer unsurlar, gizlilik kuralları da göz önünde bulundurularak uygun şekilde rapora eklenir.

Değerlendirme ve sonuç bölümü; "Değerlendirme ve Sonuç" ana başlığı altında "Değerlendirme" ve "Sonuç" şeklinde iki alt başlık altında bölümlendirilir. Bu bölüm, yapılan inceleme, denetleme, araştırma, soruşturma ve tespitlerin elde edilen kanıt ve bilgilerle nedensellik ilişkilerinin mevzuat çerçevesinde tartışılarak değerlendirildiği, yasal ve mantıksal gerekçeleri ile açık ve nihai görüş ya da kesin kanaat ve sonucun ortaya konulduğu bölümdür.

Teftiş, inceleme, denetleme ve soruşturmaya konu olan hususlar, yapılan inceleme, tespit ve soruşturma sonuçları, değerlendirmeye tabi tutularak varılan nihai sonuç olarak belirtilir. Kesinlik taşımayan, belirsiz ifade ve görüşlere yer verilmez. Müfettiş raporunda görüş ve kanaatini belirtmekten kaçınamaz. Tereddüt yaratan, hükme varılamayan hususların takdir ve değerlendirmesi işlem yapacak mercilere bırakılmamalıdır.

Görüş ya da kanaat nesnel gerekçeleri ortaya konularak belirtilir. Her türlü soyut ve gereksiz çıkarsamalardan kaçınılır. Başka kurumlara da gönderilmesi ihtiyacı duyulan raporlarda, raporun hangi gerekçelerle gönderilmesi gerektiği her bir kurum itibarıyla ayrı ayrı belirtilir.

Fiili imkânsızlık haricinde raporda yer verilen maddi kanıtlar ek numarası verilerek raporla ilişkilendirilir. Düzenlenecek ek listesinde belgelerin mahiyetleri belirtilir. Ekler raporun ayrılmaz bir parçasıdır.

Raporların sunulması ve izlenmesi

Rehberlik ve Teftiş Başkanlığı'na gönderilen raporlar, Yönetmelikte öngörülen esaslar çerçevesinde Rapor Değerlendirme Komisyonunda işlem gördükten sonra ilgili adli ve/veya idari birimlere ve diğer kurumlara gönderilir. İlgili birimlerin rapora ilişkin görüşleri ile işlem sonuçları müfettişin bilgi ve görüşüne sunulur. Müfettişlik görüşünün bildirilmesi ve raporlara ilişkin yapılan işlemler ile sonuçlarının izlenmesi Yönetmelik esaslarına göre yürütülür.